ivently - Başarılı Event Teklifinin 5 Altın Kuralı

Teklifiniz müşterinizin tüm sorularına yanıt vermeli

Kurumsal ya da özel event tekliflerinizi hazırlarken müşterinizin sizin dışınızda farklı event planlamacılardan da teklif aldığını mutlaka göz önünde bulundurmalısınız. Bu bakış açısıyla teklifinizin sizinle ilgili ilk algıyı yaratacak ve hatta oyunda kalmanızı sağlayacak araçlardan biri olduğunu unutmamanız gerekir.

Aynı evente ilişkin karşılarına çıkacak farklı teklifleri kıyaslarken içeriğin doğru ve yeterli olması çok önemlidir. Sorularını yanıtlayacak ve onları anladığınızı, başarılı çözümler sunacağınızı açıklayacak bilgiyi içeren bir teklif sizi "profesyonel" gösterirken, onları ilgilendirmeyen detaylarla donanmış, standart dökümanınız olduğu belli olan "fazla" içerikle şişmiş bir teklif ise size "yeterince özenli hazırlanmamış" imajı yükleyebilir.

Başarılı bir event teklifi hangi bilgileri içermelidir

Sunum ayrı, bütçe ayrı. Hangi fiyat neye ait?

Şirket tanıtımı
Referans şirketler ve referans metinleri
Proje ekibinin tanıtımı
Müşterinin faaliyet gösterdiği alana ilişkin geçmiş işlerden örnek fotoğraflar ve videolar
Event için planlanan stil alternatifleri
Mekan alternatifleri mekan tanıtımları
Menü alternatifleri
Transfer hizmetleri bilgisi ve araç alternatifleri
Hediyelik alternatifleri
Tüm alternatifleri sunan, tek bir büyük ya da bölümlere özel bütçe tabloları
Proje liderinin iletişim bilgileri
Destinasyon eventlerinde otel alternatifleri
Destinasyon eventlerinde lokasyon tanıtımı
Çözüm ortakları hakkında genel bilgi ( catering , sahne sanatları, ses ışık sistemleri, güvenlik, transfer vb)

Rekabet sert, doğru bilgiyi doğru sunmak şart

Müşterinizin sorularına yanıt verirken teklifinizi teknolojiye ve günümüz yaşam tarzına uyumlu şekilde sunmanız gerekecektir. Emailin içinde yazılı olan metine ilave olarak ekte fotoğraflar, Youtube ve WeTransfer vb linkleri, Pdf dosyaları, Excel'de hazırlanmış bir bütçe sunmak müşteriniz için çok yorucu olacaktır. Tüm bu parçaları biraraya getirmesini ve bu dağınıklığın içerisinde sizin planlarınızdan etkilenmesini beklemek başarılı olmanıza engel olabilir. Dahası bu email trafiğinin süreç içerisinde revizlerle birlikte iyiden iyiye karışık bir hal alması çok olasıdır.

Teklifleri oluşturan yukarıda listelenmiş tüm öğeleri tek bir yerde saklamak, teklif hazırlamanız gerektiğinde bütçe de dahil her şeyi hazır bulmak ve hızla biraraya getirmekle ilgili zorluklar yaşıyorsanız, bu çalışmaların iş hayatında size kaybettirdiği zamanı geri kazanmak için bir çözüm arayışındaysanız size yeni bir yöntemden daha bahsedebiliriz.

Teklifinizin içerisindeki alternatifli parçaların her biri için ayrı fiyat belirtmeniz gerekebilir. Sunumu yapılan mekan, menü, sanatçı vb ayrı bir dosyada iken fiyatların başka bir yerde olması müşterinizin seçim yapmasını ve hangi fiyatın neyle bağlantılı olduğunu anlamasını zorlaştıracaktır.

İdeal olan çözüm sunum ve bütçenin birarada olmasıdır. Ve hatta daha da ideal olanı; müşterinizin kendisine gelen bütçenin üstünde, seçimlerini değiştirerek en doğru ve bütçesine uyan kombinasyonu oluşturabilmesidir.

Ayrıca tekliflerin vergi, kur, hizmet bedeli ve indirim bölümlerinin çok iyi formüle edilmiş olması, hatasız ve okunur, net olması çok önemlidir.